Как оформить гарантийное письмо образец. Гарантийное письмо о выполнении работ. Гарантийное письмо об оплате услуг

Гарантийное письмо является одним из документов деловой переписки между партнерами. Таким документом одна сторона по договору дает гарантию на исполнение определенных действий (оплата, выполнение работ) перед другой.

В законе отсутствуют нормы, на которые необходимо ориентироваться при составлении текста письма. Однако, в условиях деловой переписки, сформированы устоявшиеся правила при написании гарантийного письма.

В деловой корреспонденции полученные письма фиксируются секретарем, обязательно проставляется входящий номер для документа.

Предназначение

Основное назначение письма состоит в заверении своего делового партнера в том, что работа, указанная в договоре подряда будет непременно выполнена. Часто в тексте письма указываются конкретные сроки исполнения работ.

Ситуации, когда необходимо его составление

Гарантийное письмо может составляться как отдельно, так и в ответ на письмо-претензию со стороны заказчика. Такое письмо представляется второй стороне, если есть необходимость подтвердить свои намерения относительно выполнения работ по контракту. Подрядчик этим письмом может также указать конкретные сроки окончания исполнения работ или услуг, если они просрочены. Стоит сказать, что получение Заказчиком письма не обязывает принять условия, изложенные Подрядчиком или Исполнителем.

Гарантийное письмо не является двусторонним документом в отличие от дополнительного соглашения к договору или контракту, подписываемого сторонами. Однако в судебной практике в разрешении споров существуют дела, в которых информация, содержащаяся в этом документе, учитывается при вынесении решений.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Порядок составления данного письма

Требования

Гарантийное письмо оформляется на листе формата А4, как правило, на одном. Этот документ может быть написан на фирменном бланке организации или при его отсутствии обычном листе, заверенном печатью организации.

Этот документ имеет одну структуру. В зависимости от конкретной ситуации изменяется лишь текст письма.
Письмо о гарантиях на исполнение работ помимо подписи руководителя компании подразумевает подпись ответственного лица (заместителя директора, прораба и т.д). Стиль написания - сугубо деловой, не должен содержать лирических отступлений.

В тексте письма используются следующие обороты :

• ООО «ХХХ» гарантирует выполнение…;
• «Настоящим письмом гарантируем…»;
• «Настоящим письмом ООО«ХХХ» гарантирует…».

Гарантийное письмо состоит из:

1. Шапки документа, в котором содержатся реквизиты компании-отправителя, исходящий номер, адресат).
2. Текст –гарантия.
3. Заключительная часть с подписями ответственных лиц.

Обязательные пункты

Гарантийное письмо направляется стороне на фирменном бланке организации.

При этом оно должно включать :

1. Реквизиты компании, дату и исходящий номер.
2. Получатель письма. Здесь может указываться как непосредственно лицо, которому оно адресуется (руководитель), так и компания-получатель (юридическое лицо).
3. Сам текст письма с указанием сроков выполнения работы или графика.
4. Автор в обязательном порядке указывает должность и свои данные (фамилия, инициалы), ставится подпись.
5. Печать.

Приложения

Как правило, гарантийные письма направляются без приложений. Но при необходимости в приложении можно указать график проведения работ с указанием срока сдачи по каждому объекту или этапу.

О необходимости составления гарантийного письма и акта сверки рассказано в следующем видеоматериале:

Особенности составления некоторых видов

Выполнение строительных работ

При выполнении строительных работ по контракту Подрядчик может гарантийным письмом гарантировать соответствие проводимых работ на объекте нормам Госта или СНИП. Такое письмо показывает добросовестность подрядчика.

Выполнение работ подрядчиком

При выполнении работ подрядчиком в гарантийном письме может указываться срок выполнения работ по договору: « Настоящим письмом ООО «Строймонтажинвест»гарантирует выполнение работ по договору № от 01.01.2015 года в срок до 31.06.2015 года.

Смещение сроков

В случае нарушения сроков сдачи объекта или выполнения ремонтных работ подрядчик вправе направить заказчику гарантийное письмо о выполнении работ. В нем он может указать сроки , в течении которых планируется сдача объекта, указать причины задержки исполнения договоренностей по контракту.
Таким образом, письмо в первую очередь составляется для подтверждения намерений подрядчика или обоснования задержки сроков и указания окончания действий своих обязательств по договору.

О том, , будет интересно тем лицам, которые заинтересованы в том, чтобы получить от должника какой-то подтверждающий документ. В нем заемщик обязуется выполнить определенные действия в рамках взаимных отношений сторон. Гарантийное письмо применяется в различных сферах, о том, как написать гарантийное письмо, поговорим ниже. Гарантийное письмо – это документ делового оборота, составляемый одной из сторон (или физическим лицом), во время проведения сделки, который содержит в себе информацию подтверждающею соблюдения оговоренных условий, а также выполнение каких-либо действий.

Гарантийное письмо – это некий собой способ обеспечения обязательств. Не только юридические лица интересуются тем, как написать гарантийное письмо, порой физические лица, также нуждаются в документе подобного типа.

Гарантийное письмо актуально в следующих сферах:

Трудовое право. В этом случае, при приеме на трудовую деятельность необходимо написать гарантийное письмо. Как правило, оно требуется при подаче пакета документов в ФМС для граждан-мигрантов.
Договорное право. Тут существует много нюансов, которые предполагают написание подобного письма. К примеру, договор аренды, займа, гарантийный документ от владельца помещения или об оплате долга, и т.д.

Можно несколькими методами направить второму лицу гарантийное письмо:

1. Заказным письмом по почте.
2. Лично в руки. В таком случае, сторона, которая получила письмо, должна поставить свою подпись на втором документе.
3. При помощи электронной почты.

Как составить гарантийное письмо

В обязательном порядке, прописывается получатель документа, а именно его ФИО полное или наименование юр. лица, телефон, адрес, и другие информационные сведения;

Тело письма предполагает полную опись – по какой причине возникли правоотношения сторон, что конкретно обеспечивает данное письмо, в какие установленные сроки будут происходить конкретные действия, описанные в гарантийном письме и т.д.;

Можно приложить дополнительные документы к составленному письму, если вы посчитали, что с данными сведениями должен ознакомится получатель;

Если гарантийное письмо составлено на нескольких страниц, то они все должны пронумеровываться и прошиваться или можно поставить подпись на каждой странице;

В большинстве случаев, гарантийное письмо пишется в ответ на какую-либо претензию, поэтому нужно данный факт отразить в тексте документа;

Обязательно ставятся подпись и дата в конце документа, при этом подпись только проставляет уполномоченное лицо (от юр. лица требуется дополнительно печать).

Форма письма

Чтобы правильно написать гарантийное письмо, необходимо ознакомиться с его бланком. Он составляется от имени юр. лица и должен в себе содержать все реквизиты (сокращенное или полное наименование, ОГРН, ИНН, телефон, адрес). Если документ пишется физ. лицом, то разрешается произвольный порядок написания.

Как написать гарантийное письмо?

Конечно, гарантийное письмо не считается документом, обязательным в осуществлении, так как оно не имеет нормативного характера. Тем не менее, при его написании обе стороны надеются на честность в исполнении должника. Другими словами, такие документальные отношения, целиком и полностью основаны на доверии.

Пример гарантийного письма:

Директору ОАО «Еврострой»
Кисличенко Олегу Викторовичу
от Панова Сергея Петровича
проживающего по адресу:
г. Пенза, ул. Горького, д. 2 кв. 8
Контактный тел.: +7 111 258 23 58

Гарантийное письмо

Подпись (расшифровка)

Не секрет, что в эпоху товарно-денежных отношений требовалась, и требуется по сей день, гарантия того, что каждая из сторон выполнит свои обязательства по сделке. Один из документов, с помощью которого можно что-то гарантировать (по сути, обещать) является гарантийное письмо.

Немного истории

В том или ином виде, гарантийные письма существовали практически всегда. Как пример, долговые расписки, известные с древних времен, отражавшие в себе намерение одной стороны выплатить долг к определенному сроку, и право другой стороны взыскать этот долг по истечении указанного срока.

В древнем Риме долговые обязательства отображались в аналоге современной приходно-расходной книги специальными людьми. Были расписки и в Древней Греции.

В средневековой Италии возник другой вид гарантийного письма - вексель. Пример, дошедший до наших дней - процентная расписка 1339 г.:

«Барталус и Ко. В Пизе

Во имя Господа Аминь. Барталус и Ко. посылает свой привет Барна из

Лухи и Ко. Авиньон.

Ко. Из Лухи 312 ¾ золотых гульденов, которые мы сегодня получили от

Такредо Баначмунти и Ко., начислив 4 ½ % в их пользу, и зачислите эту сумму

Источник: Едронова В.Н., Мизиковский Е.А. «Регулирование и учет операций с векселями». М., Финансы и статистика, 1996. –128

Суть гарантийного письма

Как понятно из названия, гарантийное письмо призвано гарантировать одной стороной другой стороне выполнить определенные действия в определенный срок. Соответственно, любое гарантийное письмо должно содержать следующие реквизиты:

• фирменный бланк (не обязательно, но так солиднее);
• стороны - гарант и выгодоприобретатель (к примеру, должник и кредитор);
• в теле письма - обещание одной стороны совершить определенные действия, а также сроки их совершения;
• согласно правилам делопроизводства - исходящий номер письма;
• дата письма, подпись должностного лица, его ФИО, должность;
• печать организации;
• если подписант по доверенности - то сведения об этой доверенности и ее копия в приложении. Печать в этом случае не ставится.

Читайте также: Архивное хранение документов, сроки хранения бухгалтерских документов в организации

Также, необходимо указать контакты, реквизиты и адрес стороны-гаранта.

Образцы гарантийных писем

Здесь мы приведем разные образцы гарантийных писем, с целью вашего ознакомления. В целом, суть тут везде одна - одна сторона что-то гарантирует, вторая выступает просто получателем данной гарантии.

Гарантийное письмо на юридический адрес

Для первичной государственной регистрации компании, либо при «переезде» уже действующей, среди комплекта документов, подаваемых в регорган, должно быть гарантийное письмо от собственника юридического адреса. Образец данного письма будет выглядеть примерно так:

ООО «Ромашка»

Гарантийное письмо

Настоящим ООО «Ромашка» в лице Директора Сергеева Михаила Михайловича, гарантирует предоставить нежилое помещение по адресу:

Г. Москва, Проектируемый проезд 5678, дом 56, строение 5, офис 67.

в качестве адреса места нахождения и нахождения единоличного исполнительного органа, для целей государственной регистрации обществу с ограниченной ответственностью «Вулкан».

Соответственно, здесь выражена гарантия стороны-собственника помещения предоставить данное помещение в качестве юридического адреса для будущей компании.

Гарантийное письмо на поставку товара

Как вариант, в гарантийном письме может быть выражена гарантия по исполнению договорных обязательств. В качестве примера приводим образец гарантийного письма на поставку товара:

ООО «Ромашка»

ОГРН _____________ИНН/КПП_______________ Адрес: г. Москва, ул. Электрозаводская, д. 45, корп. 2, офис 15/5

Гарантийное письмо

Настоящим ООО «Ромашка» в лице Директора Сергеева Михаила Михайловича гарантирует ООО «Лютик» (ОГРН_____, ИНН_____) произвести поставку товаров по договору №___ от __.__.20__г. в соответствии с высланной спецификацией от __.__.20__ г., в срок до 01.08.2019 г.

Генеральный директор ООО «Ромашка» ____________/М.М. Сергеев/

Здесь, как видим, выражена гарантия поставщика произвести отгрузку товара в определенный срок.

Речь пойдет о некоммерческом документе, который часто используют в деловой переписке. Суть бумаги заключается в том, что отправитель обязуется выполнить какие-либо действия. В нашем случае перечислить деньги исполнителю. Этими средствами обычно либо используют их для погашения долга.

Гарантийное письмо об оплате услуг по договору подтверждает факт наличия задолженности, что могут принять во внимание при рассмотрении спора в суде.

Благодаря подобной бумаге, участники сделки могут выстроить доверительные отношения, перенести дату платежа без штрафов и пени, не допустить срыва сроков поставки товаров (оказания услуг, выполнения работ).

Когда же эта бумага может понадобиться и как написать гарантийное письмо на оплату? Как правило, ее оформляют в случае, когда заказчик не может перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам.А поводом для составления такого документа может стать к плательщику либо собственная инициатива последнего.

Как оформить

Утвержденный образец гарантированного письма об оплате за услуги или товары не предусмотрен действующим законодательством. Тем не менее, он является частью делового документооборота, поэтому при его оформлении стоит учесть несколько общепринятых правил.

Рассмотрим обязательные положения, которые в нем также должны быть:

1. Дата и исходящий номер.
2. Данные получателя денег (название компании или имя гражданина, адрес).
3. Ф.И.О. представителя получателя (например, руководитель организации).
4. Название документа (не обязательно).
5. Основной текст, где гарантируется перечисление необходимой суммы в конкретный срок.
6. Реквизиты документа, на основании которого будут переведены средства (накладная, акт приемки и т. п.).
7. Сведения об отправителе.
8. Ф.И.О., должности и подписи представителей должника.

Обычно бумагу оформляют на листе формата А4 на фирменном бланке, ставят подписи руководителей (генерального директора и главного бухгалтера) и скрепляют печатью.

Подписывать такой документ должен не только генеральный директор, но и финансово ответственное лицо (например, главный бухгалтер или финансовый директор).

В основном тексте, помимо прочего, можно кратко указать причины несвоевременных платежей. Если заказчик планирует выплачивать долг частями, то следует составить график.

Для большей убедительности плательщик также может прописать , которые будут ему начислять за каждый день просрочки.

Пример гарантийного письма об оплате

Какие ошибки допускают при составлении

Так как мы имеем дело с такой бумагой, как например, образец гарантийного письма об оплате, то здесь неуместно будет использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок, также не стоит. Можно указать самую их суть либо вообще опустить этот момент. Гарантийные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.

Вся информация в тексте должна быть однозначной для понимания (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры.

Наконец, желательно получить от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.

Существует множество видов гарантийного письма, они отличаются по целям и функциям. Каждое из них формируется в соответствии с правилами и нормами деловой переписки. Правильное оформленное гарантийное письмо говорит о добросовестности отправителя и о его высоком уровне профессионализма.

Гарантийное письмо – это нормативный документ, которое является гарантией исполнений обязательств между компаниями, к примеру, об оплате счета или поставке товара, а также сроков исполнения заказа. Такой документ является формальным инструментом делового общения.

Гарантийное письмо необходимо писать на листе формата А4. При написании такого документа стоит использовать официальный, деловой стиль.

Составные части гарантийного письма следующие:

1. Шапка документа

В правом верхнем углу документа прописывается получатель и отправитель, причем как название организации, так и ФИО директора, в левом исходящий номер.

1. Основная часть документа. Здесь заявитель должен прописать в чем состоит гарантия.
2. Заключительная часть. В конце документа заявитель должен подписаться и поставить печать.

Гарантийное письмо об оплате

В гарантийном письме об оплате указывается, что отправитель обязуется совершить оплату вовремя. Здесь необходимо указать точную сумму оплаты , причем обязательно как в прописном варианте, так и в цифровом. Также необходимо включить в документ все реквизиты компании и банковские реквизиты. В некоторых случаях, отправитель указывает ответственность за несвоевременную или несовершенную оплату.

В конце документа ставится подпись не только заявителя, но и финансового директора компании или бухгалтера.

Гарантийное письмо об оплате формируется к уже заключенному договору и является своего рода дополнением и обязательством.

Гарантийное письмо на выполнение работ

Гарантийное письмо на выполнение работ предназначено для подтверждения выполнения определенного ряда работ. Такое письмо предоставляется исполнителем перед заключением договора. Здесь необходимо прописать конкретный перечень работ с обозначением сроков выполнения каждого этапа работы .

Замечание – Гарантийное письмо на выполнение работ может содержать пометку о качестве выполненных работ. Такая пометка, демонстрирует добросовестность исполнителя. Согласно законодательству РФ, качество декларируется сразу несколькими правилами в зависимости от вида товара или услуги, к примеру, ГОСТ или СНиП.

Гарантийные письма

Образец заполнения и бланк гарантийного или гарантийное письмо потенциального арендодателя

ООО «Ретранс»

ОГРН_________

ИНН________КПП_______

Адрес:_________________

р\с____________________

Банк_________________

к\с__________________

БИК_________________

Директору

ООО «Новый мир»

Васильеву О.Ю.

Гарантийное письмо

При условии заключения договора аренды разрешаю при регистрации ООО «Новый мир» использовать в качестве места нахождения принадлежавшего мне нежилого помещения: Лермонтова 128.

Приложение:

Свидетельство о регистрации права собственности

Директор ООО « Ретранс» ________________________________________Карнаушенко В.С.

Гарантийное письмо на поставку товара от производителя

Чаще всего в крупных компаниях, по долгу долгого присутствия на рынке сформировались свои четко обозначенные требования к заполнению заявки такого типа. Однако, существуют и стандартные формы бланка заполнения.

В данном случае необходимо указать не только наименование товара, но и его артикул.

Гарантийное письмо о трудоустройстве или от работодателя

Гарантийное письмо о трудоустройстве – это своего рода обязательство работодателя принять на работу кандидата на определенную должность. Здесь указываются данные кандидата, полное наименование должности и заработная плата.

Такое письмо чаще всего требуется для лиц, не являющихся гражданами РФ .

Гарантийное письмо о приеме на работу

Этот документ, несмотря на общую схожесть с предыдущим имеет ряд отличий, прежде всего тем что имеет четкую формулировку поступления на работу кандидата закрепленное приказан к зачислению в штат сотрудников.

Гарантийное письмо для приглашения иностранца

Такое письмо необходимо для гарантии иностранному лицу того, что заявитель готов нести все расходы , связанные с его приездом, отъездов в страну, проживанием, а также готов принять его на работу.

Гарантийное письмо о практике и на обучение

Такое письмо предоставляется, как правило, для учебных заведений предприятием в качестве гарантии о поступлении студента на практику или на обучение в компанию. Такое письмо пишется на имя ректора.

Гарантийное письмо в банк

По такому же образцу пишется гарантийное письмо и для юридических лиц, дело в том, что нет других вариантов написания гарантийного письма в банк. Такой документ заполняется в зависимости от его функции и занимает важное место в деятельности любой компании.

Гарантийное письмо в налоговую

Гарантийное письмо в налоговую пишется от имени собственника и является подтверждением наличия юридического адреса. Такое подтверждение необходимо прежде всего для налоговой службы при регистрации ООО.

Гарантийное письмо на ремонт

Такое письмо используется в тех случаях, когда подрядчик обязуется выполнить ремонтные работы в срок . Также это может быть обязательства администрации выделить денежные средства на ремонтные работы муниципального объекта.

Гарантийное письмо на оборудование

Гарантийное письмо на оборудование предназначено в качестве обязательства исполнителя договора поддерживать оборудование в рабочем и надлежащем виде в течении определенного периода времени. Примером такого обязательства может служить следующие:

Таким образом, можно выделить ряд особенностей формирования гарантийного письма:

1. Прежде всего, важно помнить, что этот документ является гарантией, а значит, должен содержать соответствующие данные и пометки.
2. Каждое гарантийное письмо имеет свою структуру, а именно – шапка, основная и заключительная часть документа.
3. Существует множество вариантов и предназначений гарантийного письма, форма написания для каждого вида одна, изменятся только основной текст.
4. Гарантийное письмо может оформляться как до заключения, так и после, все зависит от его вида.
5. Помимо подписи директора, в гарантийном письме об оплате ставится подпись бухгалтера или финансового директора.